Comment le Lean Management pose les bases d’une gestion de crise réussie

Le 24 mars j’ai eu le plaisir d’assister à une vidéo conférence organisée par l’INSTITUT LEAN FRANCE :

Christophe Riboulet, PDG de l’entreprise PRODITEC, partageait son premier retour d’expérience de gestion de la crise du COVID-19 avec la pensée Lean. 

PRODITEC est une entreprise de 50 personnes basée à Pessac, dont le chiffre d’affaire se réalise principalement à l’export dans le secteur pharmaceutique et celui de la monnaie. La société a déployé une démarche Lean il y a une dizaine d’année au sortir de la crise financière de 2008.

Pour des raisons familiales, le PDG de PRODITEC s’est intéressé tôt au COVID-19, et plus particulièrement à la façon dont il s’est propagé à Singapour. Christophe Riboulet a eu très vite l’intuition que la France serait elle aussi touchée par le virus. Dès le 28 février, il a réuni ses collaborateurs pour traiter ce risque en mode « presque-accident », en suivant une méthodologie bien rodée en interne : la boucle des 4C.

• Chercher quel problème la situation va générer,
• Confronter le personnel à la situation, en communiquant clairement pour que chacun se situe et affronte celle-ci,
• Cadrer le problème en termes d’amélioration à atteindre pour engager chacun,
• Construire la solution en développant les compétences des personnes.

Aborder les problèmes avec les 4C dans la pensée Lean est à l’opposé de la pensée traditionnelle qui veut que la Direction définisse le cap et décide, pour qu’ensuite les troupes exécutent le plan d’action choisi, et qu’enfin la hiérarchie tire les conclusions des résultats.

Cette méthode des 4C fait partie des standards chez PRODITEC: c’est ainsi que dès le 28 février, s’inspirant du modèle Singapourien, l’entreprise a déterminé ses propres niveaux d’alerte et les contre-mesures associées. Avant même leur communication au niveau national, PRODITEC avait déjà défini ses gestes barrières.

28 février, 12 mars, 16 mars… Les annonces s’enchaînent et avec chacune un nouveau tour de boucle 4C, garant d’une réaction rapide et ordonnée : dès le 17 mars à 8h, l’entreprise PRODITEC est en ordre de marche pour faire face au COVID-19.

Grâce à cette attention portée aux problèmes en continu, et à l’énergie mobilisée collectivement pour les résoudre, les forces de l’entreprise ont été révélées au grand jour :

• Le Leadership du management de proximité, en première ligne : maintien de l’animation des équipes, mise à jour des chaines d’aide (qui remplace la chaîne hiérarchique) en fonction des présents. L’adversité fait ressortir ce qu’il y a de meilleur et de nouveaux leaders émergent en se portant volontaires.
• La flexibilité et la polyvalence : quand la chaîne de valeur se dégrade et quand certains flux se rompent (pièces détachées, production), la clé c’est la flexibilité. Chez PRODITEC les standards doivent être robustes et maîtrisés, car en un rien de temps, on forme, on réorganise et on remplace les absents.
• L’apprentissage par l’expérience, la pierre angulaire du Lean : Avec le confinement qui perdure, les équipes prennent conscience que le pilotage en mode dégradé va devenir le nouveau standard. Courbes d’apprentissage et chantiers d’apprentissage, l’entreprise a tous les outils pour l’orchestrer. 

Que retenir de cette première quinzaine de crise chez PRODITEC ?

Le Lean Management est une approche managériale innovante qui remet l’humain et l’énergie collective au cœur du système. La pensée Lean en mode « gestion de crise » c’est surtout rester bien campé sur ses fondamentaux, poursuivre les pratiques et rituels AVEC les collaborateurs.

Chez PRODITEC, l’axe n°1 c’est la sécurité, et l’axe n°2 la protection du client. Ces principes inspirent et guident chacune des décisions à prendre, comme des fondations rassurantes dans la tempête.

Grâce au Lean, bien ancré depuis 2011, les capacités à travailler en équipe, à communiquer et à valoriser font partie de l’ADN de l’entreprise.

Ce qui semble rendre la gestion de crise plutôt sereine, non ?